Karakteristik Sistem

Secara umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Ketiga hal tersebut merupakan konsep sebuah sistem yang paling sederhana. Suatu sistem dapat dikatakan sebagai sistem yang baik apabila memiliki karakteristik-karakteristik tertentu. Menurut Sutabri (2012), karakteristik sebuah sistem dapat digambarkan dan dijelaskan sebagai berikut : 

 

a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan Supra Sistem.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkup luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

c. Lingkup Luar Sistem (Environtment)

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh, didalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer. Sementara data adalah sinyal input yang akan diolah menjadi informasi.

f. Pengolahan Sistem (Procces)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh, sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

g. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, di mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya.

h. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Contoh Gambaran Karakteristik Sistem Informasi Manajemen Di Rumah Sakit

Komponen Sistem (Component)

1. Software (Sistem Informasi Manajemen Rumah sakit).

2. Hardware (Perangkat Keras berupa komputer, printer dan lainnya).

3. Networking (Jaringan LAN, wireless dan lainnya).

4. SOP (Standar Operasional Prosedur).

5. Komitmen (Komitmen semua unit/instalasi yang terkait untuk sama-sama menjalankan sistem karena sistem tidak akan berjalan tanpa diinput).

6. SDM (Sumber Daya Manusia adalah faktor utama suksesnya sebuah sistem dimana data diinput dan diproses melalui tenaga-tenaga SDM tersebut).

 

Batasan Sistem (Boundary)

1. IGD dan Rekam Medis.

2. Poliklinik (umum, gigi, mata, dll).

3. Kasir.

4. Sistem Farmasi.

5. Sistem Akuntansi.

 

Lingkungan Luar Sistem (Environment)

1. Mendukung pengendalian mutu pelayanan medis.

2. Penilaian produktivitas, analisis, pemanfaatan dan perkiraan kebutuhan.

3. Menyederhanakan pelayanan, penilaian klinis.

4. Menunjang fungsi manajemen dan pengambilan keputusan dalam memberikan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

 

Penghubung Sistem (Interface)

1. Aplikasi/program komputerisasi.

2. Kesiapan rumah sakit dalam menerapkan sistem informasi yang terintegrasi dan berbasis komputer.

3. Penyajian data yang sudah diintegrasikan menjadi data elektronik yang akan memudahkan pada proses migrasi data.

4. Komitmen yang dilaksanakan secara bersamaan dan menyeluruh sehinga menimbulkan kekacauan pada data transaksi.

5. Koordinasi antar unit bagian yang saling mendukung unit masing-masing.

6. Kebijakan yang tegas.

7. Mengubah pola kerja yang sudah terbiasa dengan manual ke komputerisasi.

8. Pemahaman yang sedikit demi sedikit bertahap antara SDM yang terkait.

 

Masukan (Input)

1. Data pasien.

 

Proses (Process)

1. Bagian rekap medis yang memasukan data identitas pasien.

2. Bagian poliklinik (umum, gigi, mata, dll) yang memeriksa penyakit pasien.

3. Bagian kasir mengelola biaya administrasi.

4. Bagian farmasi yang menangani obat pasien.

5. Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan keuangan.

 

Keluaran (Output)

1. Hasil diagnosa dokter terhadap penyakit pasien.

2. Informasi administrasi mengenai biaya pengobatan/perawatan.

3. Informasi stok obat dari bagian farmasi.

4. Laporan keuangan yang diterima dari bagian akuntansi.

 

Sasaran Sistem (Objective)

Memproses data berdasarkan teknologi informasi yang terintegrasi dan diintegrasikan dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen, sehingga dalam tahapannya akan membuat beberapa SOP baru guna menunjang kelancaran penerapan sistem yang tertata dengan rapih dan baik. Tujuannya agar dapat meningkatkan pelayanan rumah sakit, agar data-data yang ada dalam rumah sakit tersusun rapih, memudahkan dalam pencarian data obat maupun pasien atau yang berhubungan dengan rumah sakit, dan meningkatkan citra pelayanan rumah sakit.